Datenarchivierung

– Daten zugriffssicher aufbewahren

Daten sind Grundlage und Treibstoff für neue Entwicklungen und Verbesserungen vieler Unternehmensprozesse, in fast allen Branchen. Sie stellen einen “Reichtum” dar, auf dessen Nutzung kein Unternehmen leichtfertig verzichten sollte. Deshalb muss dieser Reichtum sinnvoll verwaltet werden, selbst wenn manche Datensammlung sich erst zu einem späteren Zeitpunkt als “Schatz” für Analysen und Erkenntnisse erweisen soll.  

Deswegen ist es wichtig, nicht nur die aktuell erforderlichen Daten effizient zu managen, sondern auch historische Daten nicht leichtfertig zu entsorgen. Daten sollten so aufbewahrt werden, dass sie zwar nicht “im Weg” sind, aber im Bedarfsfall ohne großen Aufwand wieder zugänglich bzw. auswertbar gemacht werden können. In bestimmten Branchen, wie der Pharmaindustrie, gelten darüber hinaus natürlich auch rechtliche Vorgaben hinsichtlich Aufbewahrung sowie Revisionssicherheit. 

In der Regel befassen Unternehmen sich allerdings erst dann mit dem Thema, wenn ein bestehendes System aus dem Betrieb genommen oder vom Hersteller nicht mehr unterstützt wird. Wie archiviere ich richtig, wie behalte ich meine archivierten Daten im Zugriff und stelle die Lesbarkeit auch bei eventuell nicht mehr betreibbarer Applikation sicher? Bei Systemablösungen kommen Fragen der Datenmigration hinzu – wie bekomme ich meine aktuellen Daten ins neue System transferiert und erhalte sie in ihrer Struktur? Welche Daten möchte oder muss ich wie lange behalten? Nach welchen Kriterien entscheidet man sich für die Archivierung oder die Migration? Ein großer Fragenkomplex, den jedes Unternehmen für sich klären muss. Denn die Anforderungen an Art, Form und Umfang der Archivierung sind bei jedem Unternehmen andere, es gibt kein Schema-F, dem man blind folgen kann. 

Und auch für den Laien scheinbar einfache Lösungen wie die Überführung von Daten in neue Datenbanken (z.B. eine neue Oracle-Datenbank), kommen nicht ohne Problemstellungen aus. Denn mit dem bloßen Kopieren der Daten ist es nicht getan: Das Datenbank-Schema muss bekannt sein, jemand muss wissen, wie die Daten organisiert sind und wenn das dazugehörige Programm samt Selektionsbefehlen fehlt, ist die Suche nach bestimmten Daten eine komplexe Aufgabe. 

Es ist also durchaus eine Herausforderung, technisch tragfähige Entscheidungen für die Zukunft der eigenen Daten zu treffen, die außerdem Effizienz- und Kostengesichtspunkte berücksichtigen. Es gibt drei grundsätzliche Elemente in Datenprojekten:  

• Datensichtung und -einschätzung: Was wird archiviert, was migriert 
• Konzepterstellung 
• Umsetzung 

Die Einbindung von Spezialisten wie die LIMS at work GmbH, die über umfangreiche Erfahrung in entsprechenden Archivierungs- und Migrationsprojekten speziell im LIMS-Umfeld verfügt, hilft Unternehmen dabei, diese drei Schritte nach Maßgabe ihrer eigenen Besonderheiten und Anforderungen zu gestalten, um ihre Daten zukunftssicher aufzubewahren, zu migrieren und zu verwalten. Im Bereich der Aufbewahrung reichen die Möglichkeiten von der Einbindung von Fachbereichsdaten in unternehmensweite Archivierungssysteme bis hin zur Skript-Erstellung zur Durchsuchung von archivierten Datensätzen, die nicht mehr von Standard-Programmen durchsuchbar/lesbar sind. 

Als Notbehelf mag es im Einzelfall ausnahmsweise angehen, auf einen alleinstehenden, also nicht ins Netzwerk eingebundenen Rechner auszuweichen, auf dem ein veraltetes System, beispielsweise eine nicht mehr unterstützte Betriebssystemumgebung, läuft. Empfehlenswert oder gar zukunftsorientier ist dies jedoch nicht, da das Risiko eines Geräteausfalls viel zu groß ist und auch die Kenntnis der entsprechenden Applikationen bei den Mitarbeitenden künftig nicht mehr zu gewährleisten ist.  

Um die Bandbreite der zukunftsorientierten Ansätze und Vorgehensweisen zu verdeutlichen, skizzieren wir unten beispielhaft je ein “kleines” und ein “großes” Projekt, die von uns betreut wurden.  

Von Strukturierung über Archivierung bis Migration: Sprechen Sie uns gerne einfach an, wenn Sie Fragen zum Thema Daten im Laborumfeld haben.  

 

Aus der Praxis – Archivierungsprojekte LIMS at work 

• Einfache Archivierung von Daten aus einem LIMS-System 

Aufgabe: Möglichst einfache, unaufwändige Archivierung bei Durchsuchbarkeit nach festgelegten Kriterien 

Lösung: Alle Auftragsdaten, Zertifikate, analytischen Berichte werden als PDF ausgegeben und gespeichert, um sie in einem Filesystem abzulegen. Erstellung eines Excel-Index für die Durchsuchung (u.a. Suche nach Charge, Produkt, Freigabedaten).  

Besonderheit: Da das Ergebnis eine Datei in „Papierform“ ist, werden auch nur die Daten archiviert, die auf dem Papier erscheinen. Es wurde bewusst auf die Archivierung weiterer dazugehöriger Daten (Stammdaten, Organisationsdateien) verzichtet, um die Lösung so einfach wie möglich zu halten.  

Vorteil: Das „Archivverzeichnis“ kann relativ einfach kopiert werden, z.B. falls der Fileserver ersetzt werden muss. Und als PDF im Klartext, können die Dateien auch in Zukunft immer irgendwie gelesen werden. 

 

• Einbindung der LIMS-Daten in ein unternehmensweites Archivsystem 

Aufgabe: Einbindung der LIMS-Daten in ein neu geschaffenes unternehmensweites Archivsystem in Zusammenarbeit mit der internen Qualitätssicherung und der IT-Abteilung des Großunternehmens. 

Vorgehensweise: Selektion und Aufbereitung der zu archivierenden LIMS-Daten in eine Form, die das Archivsystem akzeptiert.  

Besonderheit: Da das Archiv ein anderes Format als das Original hat, kann keine Suche über das zum Original dazugehörige Programm erfolgen. Um die Daten sinnvoll zugänglich zu halten, wurde ein neues Suchprogramm auf der Basis definierter erforderlicher Abfragekriterien erstellt.  

Vorteil: Zentrale, von der Unternehmens-IT gemanagte Archivierung.