Systemeinführung: Konfektion oder Mass-Schneiderei wählen?

Was passt bei einer Systemumstellung besser: Die eigenen Abläufe an das neue System anzupassen oder das System an die Abläufe?

Bei der Einführung eines IT-Systems oder bei einem Umstieg von einer Altlösung auf eine neue Softwarelösung ergeben sich fast automatisch Konflikte. Dabei stellt sich die Frage, ob die Anpassung des Systems an die eigenen Prozesse (maßschneidern, Customizing) sinnvoller ist oder ob man auf eine Standardlösung (Konfektion) setzt, was bedeutet, dass die Prozesse an das neue System angepasst werden (müssen).

Wird ein IT-System auf bestehende Unternehmensprozesse maßgeschneidert, bedeutet das, dass alle bereits vorhandenen Strukturen durch die neue Softwareumgebung weiter unterstützt werden können. Dadurch verringert sich beispielsweise der Schulungsaufwand, die Mitarbeitenden müssen sich nicht umgewöhnen, vieles bleibt vertraut.

Grundsätzlich ist die Einführung eines neuen IT-Systems aber auch die ideale Gelegenheit, die Abläufe im Unternehmen kritisch zu hinterfragen. Sind bisher genutzte Wege und Verfahrensschritte unter aktuellen und zukünftigen Anforderungen noch sinnvoll oder gibt es Optimierungspotential?

Ein „das haben wir immer schon so gemacht“ ist für sich allein kein ausreichendes Argument für die Beibehaltung vertrauter Abläufe. Denn wenn die Ablösung eines Altsystems nur darin besteht, alles 1:1 in das neue System zu übernehmen, besteht die Gefahr, dass auch fehleranfällige oder umständliche Prozesse beibehalten werden, die sich dank neuer Technologien, veränderter Geräteausstattung oder anderer Rahmenbedingungen längst effizienter gestalten lassen.

Das heißt natürlich nicht, dass man alles über Bord werfen und komplett neu aufsetzen muss. Aber es ist erforderlich, dass die aktuellen Prozesse ausformuliert werden, der Ist-Zustand beschrieben wird und zukünftige Entwicklungen ebenso wie Anforderungen beschrieben werden.

Bleibt die Frage, ob es eine individuelle Maßanfertigung sein muss. Denn Exklusivität hat ihren Preis: Der Anspruch auf systemseitige komplette Abbildung gewachsener, individueller Anforderungen über eine Individualprogrammierung lässt sich nur mit entsprechendem Zeit- und Kostenaufwand erfüllen.

Auf der anderen Seite ist eine fertige Lösung, die standardmäßig viele der Anforderungen nicht erfüllt und keinerlei Flexibilität aufweist, nicht geeignet. Und eine fertige Lösung, die aus dem Stand heraus bereits alle Wunschanforderungen abdeckt, wird sich in der Regel nicht finden lassen.

Ein pragmatischer Ansatz ist, Anpassungen in beide Richtungen wirken zu lassen: Sowohl die Software muss sich anpassen als auch die eigenen Abläufe. Die am besten geeignete Lösung ist oft eine hoch konfigurierbare Standardsoftware, die „Maßkonfektion“. Hier wird keine vollständig neue Software erstellt, sondern man geht von einem bestehenden Modell aus und beschreibt die Abweichungen.

Um beim Bild des Schneiderns zu bleiben: Häufig reicht bei einer qualitativ hochwertigen Hose von der Stange ja schon das Anpassen der Länge, damit sie optimal sitzt. So ist auch bei Standard-IT-Systemen eventuell nur eine kleine Anpassung notwendig, um diese mit den Unternehmensstrukturen in Einklang zu bringen. Auch kleinere Sonderwünsche wie Uhrentaschen oder Gürtelschlaufen sollten bequem und sicher möglich gemacht werden.

Zur Beschreibung der Anforderungen und Sonderwünsche hat sich es bewährt, Teams zu bilden, in denen langjährige ebenso wie neue Mitarbeitende vertreten sind, um Praxisbewährtes und neue (Wunsch-)Entwicklungen gleichermaßen im Blick zu haben. Bereits in dieser Projektphase ist es hilfreich, spezialisierte Dienstleister einzubinden, die über fundierte IT-Kenntnisse und Erfahrung in ähnlichen Projekten verfügen und Optimierungspotentiale aufspüren.

 

Wir beraten und unterstützen herstellerneutral in allen Phasen der Umstellung von Systemen im Laborumfeld: Von der Analyse des Ist-Zustands über die Erstellung von Pflichtenheften bis hin zur Systemauswahl und Einführung. Sprechen Sie uns gerne an: info@limsatwork.de